Mitarbeiterliste
Einzelnen Mitarbeiter anlegen
Mitarbeiter per CSV importieren
Verträge importieren
Der Import ist auf die gewählte Krankenkasse beschränkt – Daten anderer Kassen derselben Firma bleiben unangetastet. Vor dem Speichern gibt es immer erst eine Vorschau.
Vertragsdaten
Import-Übersicht
Letzter Import je Krankenkasse für die oben gewählte Firma.
Anspruchsregeln (Höchstmenge je Zeitraum)
Steuert die Hinweisbox im Mitarbeiter-Check, die zur Prüfung der Kundenhistorie auffordert. Gilt für jede Produktgruppe, die eine feste Wiederbeschaffungsfrist hat (z.B. PG 08, PG 17, Homecare-Verbrauchsmaterial). Pro Kasse/PG können mehrere Regeln angelegt werden (z.B. für rundgestrickte vs. flachgestrickte Kompressionsware).
KAV-Schwellenwerte
Zeigt im Mitarbeiter-Check einen Hinweis, sobald der Abrechnungspreis der Position den festgelegten Betrag für Kasse/PG erreicht oder überschreitet – dann ist ein KAV (Kostenübernahmeantrag) nötig.
acriba-Rohdatei importieren
GRUPPENID;VERTRAG;KASSE...) zuerst importieren,
danach beliebig viele Positionsdateien (VERTRAGSART;VERTKENN...). Die Kasse wird automatisch über GRUPPENID aufgelöst.
Bei Positionsdateien unten die Firma(en) auswählen, für die dieser Kassenvertrag gilt (Gruppendateien sind firmenunabhängige Kassen-Stammdaten).
Diese Daten sind unabhängig von der Ampel-Vertragsprüfung und speisen nur den Aufzahlungsrechner.
Import-Übersicht je Vertrag
HMV-Zuordnung (für Vertrags-Übernahme)
Ordnet HMV-Präfixe (offizielle GKV-Systematik, z.B. "10.50") den App-eigenen Codes produktgruppe/vb_code/vb_base zu. Wird beim Klick auf "Als Vertrag übernehmen" oben genutzt, um acriba-Positionen den Kategorien der Ampel-Logik zuzuordnen. Firmenübergreifend gültig – nicht raten, sondern mit den offiziellen GKV-Werten befüllen. Nicht zugeordnete HMV-Präfixe werden bei der Übernahme explizit gemeldet, nie stillschweigend übersprungen.
Check-Simulator
Simuliert was die App für eine bestimmte Kombination zurückgibt. Nur für Admin — keine Daten werden gespeichert.
Hilfsmittel / Produkte
Standort-Übersicht: Verträge & Versorgungsbereiche
Zeigt für einen Standort alle hinterlegten Kassen mit ihren Versorgungsbereichen (Schicht 2) – standortspezifische Einträge haben Vorrang, ohne eigene Einträge gilt der firmenweite Umfang.
PQ-Zertifikate (pro Standort)
Bestimmt Schicht 1 der Ampel-Prüfung (Präqualifizierung, kassenunabhängig). Ist für einen Standort mindestens ein Versorgungsbereich hinterlegt, prüft die App ausschließlich diese Liste – ohne jeden Eintrag greift weiterhin die alte, weniger genaue Logik.
Vertragsbeitritte (pro Firma + Kasse, optional Standort)
Bestimmt Schicht 2 der Ampel-Prüfung (welche Versorgungsbereiche sind bei dieser Kasse tatsächlich beigetreten – siehe "Positionsdaten (acriba)"-Tab, dort läuft der eigentliche Vertrags-Sync).
Kassenaufstellung hochladen (mehrere Kostenträger in einer Datei)
Manche Kassen liefern Vertragsbestätigungen nicht einzeln, sondern als eine Excel-Tabelle für einen Standort mit ALLEN Kostenträgern gemeinsam (Spalten "Kostenträger" + "Versorgungsbereich"). Firma und Standort werden unten gewählt; Standort kann auch automatisch über die IK-Nummer in der Datei erkannt werden. Jeder Kostenträger wird als eigene, exakte Kasse behandelt – Kassenverbünde (z.B. "Techniker Krankenkasse (TK), BARMER") werden nicht auseinandergerissen oder geraten.
Zwei-Faktor-Authentifizierung
Schützt Ihr eigenes Admin-Konto zusätzlich mit einem 6-stelligen Code aus einer Authenticator-App (z.B. Google Authenticator, Microsoft Authenticator, Authy). Betrifft nur Ihren eigenen Login – andere Konten sind davon unabhängig, bis sie es ebenfalls selbst einrichten.